DSGVO-konforme Workshop-Software

BeyondSlides ist eine Workshop-Software der automIT AG mit Sitz in Pyrbaum, die Datenschutz von Anfang an mitdenkt: Die Daten werden in Frankfurt am Main gespeichert und ausschließlich in der EU verarbeitet, eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist in allen Tarifen enthalten. Ob dein Workshop insgesamt datenschutzkonform läuft, hängt aber auch von dir als Verantwortlichem ab – diese Seite zeigt, was BeyondSlides beiträgt, und ersetzt keine Rechtsberatung.

Wo die Daten liegen

Die Plattform läuft bei Amazon Web Services in der Region eu-central-1 in Frankfurt am Main: Anwendung, Datenbank, Dateispeicher, Schlüsselverwaltung und Backups. Auch die Weboberfläche wird von dort ausgeliefert und nicht über ein weltweit verteiltes Auslieferungsnetz. Einladungen und Benachrichtigungen verschickt BeyondSlides über einen E-Mail-Dienst in derselben Region.

Einige Funktionen betreibt automIT auf eigener Infrastruktur, ohne dass Daten an Dritte gehen:

• Video und Audio: Sobald automIT Video für einen Workshop freigeschaltet hat, läuft die Konferenz-Software selbst betrieben; Bild und Ton gehen an keinen externen Konferenzanbieter.
• Whiteboard: Der Synchronisationsdienst läuft auf eigener Infrastruktur.
• Terminals und Übungsumgebungen: Die Container laufen in der eigenen Umgebung. Internetzugang aus dem Terminal ist standardmäßig aus.

Für KI-gestützte Funktionen nutzt BeyondSlides ein EU-Inferenzprofil. Einzelne Anfragen können dabei auf andere AWS-Regionen innerhalb der EU ausweichen, nie in ein Drittland. Die Inhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet.

Welche Dienstleister beteiligt sind

Die Liste der Unterauftragsverarbeiter ist Anlage 2 zum AVV. Derzeit steht dort ein Dienstleister: Amazon Web Services EMEA SARL mit Sitz in Luxemburg, für Betrieb und Hosting, den E-Mail-Versand und die KI-Verarbeitung. Rechnungen an automIT werden über Mollie B.V. (Amsterdam, Niederlande) bezahlt. Mollie erhält nur Daten zur Zahlung dieser Rechnungen und ist deshalb kein Unterauftragsverarbeiter; Daten aus deinen Workshops erreichen Mollie nicht. Über neue Unterauftragsverarbeiter informiert automIT mindestens vier Wochen vorher in Textform; du kannst innerhalb von zwei Wochen aus wichtigem datenschutzrechtlichen Grund widersprechen.

Verschlüsselung und Datensparsamkeit

Namen und E-Mail-Adressen der Nutzerkonten werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, ebenso Chat-Nachrichten, Umfragen und Fragen aus dem Q&A. BeyondSlides nutzt dafür AES-256-GCM; der persönliche Schlüssel wird mit Argon2id aus dem Passwort abgeleitet. In der Teilnehmerverwaltung deiner Organisation sind E-Mail-Adressen Ende-zu-Ende verschlüsselt und nicht einsehbar.

Weitere Punkte, die auf Datensparsamkeit zielen:

• IP-Adressen werden per HMAC-SHA256 mit täglich wechselndem Salt pseudonymisiert.
• Analyse-Dienste sind derzeit keine aktiv; sie würden nur nach ausdrücklicher Einwilligung laufen.
• Eine Aufzeichnung von Video-Sitzungen gibt es nicht.
• Q&A-Fragen, Umfragen und das Stimmungsbarometer lassen sich anonym nutzen.

Löschen und Betroffenenrechte

Löscht jemand das eigene Konto, vernichtet BeyondSlides den persönlichen Schlüssel sowie die verschlüsselt gespeicherten Namen und E-Mail-Adressen (Crypto Shredding) und schließt das Konto. Die Löschung startest du im Profil unter „Sicherheit“. Für DSGVO-Anfragen von Teilnehmenden kannst du in der Teilnehmerverwaltung deiner Organisation Personen pseudonymisieren oder entfernen.

Terminal-Daten löscht BeyondSlides standardmäßig 14 Tage nach Workshop-Ende; Teilnehmende können ihre Dateien vorher als Archiv herunterladen. Nach Vertragsende stellt automIT laut AVV alle Daten 30 Tage zum Export bereit und löscht sie danach.

Was bei dir bleibt

Für die Teilnehmerdaten deiner Workshops bist du Verantwortlicher, automIT ist Auftragsverarbeiter. Der AVV verpflichtet dich, deine Teilnehmenden nach Art. 13 und 14 DSGVO zu informieren. Die technisch-organisatorischen Maßnahmen (Anlage 1 zum AVV) veröffentlicht automIT aus Sicherheitsgründen nicht; du erhältst sie auf Anfrage unter info@automit.de. automIT hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

Alle Details stehen im AVV und in der Datenschutzerklärung. Die Tarife Free, Starter, Professional, Business und Enterprise (auf Anfrage) findest du unter Tarife, eine Kostenschätzung im Preisrechner.