Workshop-Software für Schulungsunternehmen und Akademien

Für Schulungsunternehmen und Akademien bildet BeyondSlides eine eigene Organisation ab: Mehrere Trainerinnen und Trainer arbeiten mit festen Rollen, teilen sich Speicher und Tarif und leiten Workshops auch gemeinsam. Kurse lassen sich intern halten oder öffentlich ausschreiben, und Teilnehmerdaten verwaltest du zentral – gespeichert in Frankfurt am Main, verarbeitet ausschließlich in der EU.

Organisation und Rollen

Alle Workshops, der Speicher und der Tarif hängen an der Organisation, nicht an einzelnen Personen. Neue Mitglieder lädst du per E-Mail ein; jede Einladung hat ein Ablaufdatum und lässt sich widerrufen. Jedes Mitglied hat eine Rolle:

• Owner: alles, inklusive der allgemeinen Einstellungen und des Löschens der Organisation
• Admin: verwaltet Mitglieder, Einladungen und Teilnehmende sowie Abo, Tokens, Rechnungsanschrift und Rechnungen
• Mitglied: arbeitet in den Workshops mit

Als Owner siehst du unter „Abo & Verbrauch“ den Speicher- und Token-Verbrauch gesamt und pro Mitglied sowie den Stand des Teilnehmer-Kontingents. Für einzelne Mitglieder lassen sich eigene Speicher- und Token-Limits setzen. Wie viele Mitglieder deine Organisation haben kann, legt der Tarif fest; die Tarifübersicht weist das als Zahl der Workshopleiter aus.

Workshops im Team planen

Owner und Admins legen Workshops an und wählen dabei, ob der Workshop für alle Mitglieder der Organisation sichtbar ist oder nur für die beteiligten Trainer. In der Übersicht filtern alle nach eigenen Workshops und denen der Organisation; Owner und Admins sehen zusätzlich die privaten Workshops anderer Mitglieder.

Einen Workshop können mehrere Personen gleichberechtigt leiten. Du fügst dafür Mitglieder der Organisation als weitere Workshopleiter hinzu. Teilnehmende sehen alle Leiter gleichberechtigt als Avatar-Gruppe. So kann eine Person präsentieren, während eine andere Fragen im Q&A beantwortet oder in den Terminals der Teilnehmenden hilft. Übungen, die ihr einmal in der Übungs-Bibliothek anlegt, setzt ihr in beliebig vielen Workshops wieder ein.

Kurse öffentlich anbieten

Ob Mitglieder überhaupt öffentliche Workshops anbieten dürfen, bestimmt ein Schalter in den Einstellungen der Organisation. Öffentliche Workshops erscheinen auf der Discover-Seite und sind dort nach Kategorie, Level, Format, Sprache und Tags filterbar. Pro Workshop legst du fest, ob Interessierte direkt beitreten oder eine Anfrage stellen, und begrenzt die Kapazität. Offene Anfragen zeigt BeyondSlides als Zähler an der Workshop-Kachel und am Tab „Teilnehmer“, wo du sie genehmigst oder ablehnst. Vor dem Termin verschickt BeyondSlides Erinnerungen zu den Zeitpunkten, die ihr festlegt.

Teilnehmerdaten und Datenschutz

In der Teilnehmer-Verwaltung siehst du die Teilnehmenden aller Workshops deiner Organisation, filterbar nach Workshop und Zeitraum. E-Mail-Adressen sind Ende-zu-Ende verschlüsselt und dort nicht einsehbar. Für DSGVO-Anfragen kannst du Teilnehmende pseudonymisieren oder entfernen. Für Auftraggeber exportierst du die Teilnehmerliste eines Workshops als CSV-Datei.

Die Daten werden in Frankfurt am Main (AWS) gespeichert und ausschließlich in der EU verarbeitet; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Den Auftragsverarbeitungsvertrag findest du unter AVV, die eingesetzten Dienstleister unter Unterauftragsverarbeiter.

Tarif und Kosten

BeyondSlides hat die Tarife Free, Starter, Professional, Business und Enterprise (auf Anfrage). Ohne gebuchten Tarif läuft eine Organisation im Free-Abo, das dauerhaft kostenlos ist; Bezahltarife bucht ihr unter „Abo“ in den Einstellungen der Organisation. Sie gelten sofort nach der Buchung; ein Wechsel in einen kleineren Tarif gilt zum Ende des Abrechnungsmonats. Die Tarife laufen monatlich und sind zum Ende des Abrechnungsmonats kündbar. Endet ein Bezahl-Abo, gelten wieder die Grenzen des Free-Abos.

Jeder Tarif legt fest, wie viele Mitglieder die Organisation haben kann, wie viel Speicher sie nutzt und wie groß ihr Teilnehmer-Kontingent ist. Das Kontingent zählt, wie viele verschiedene Personen im laufenden Abrechnungszeitraum den Workshops der Organisation beitreten, über alle Trainer hinweg; auch offene Einladungen belegen einen Platz. Wer an mehreren Kursen teilnimmt, zählt einmal. Ist das Kontingent ausgeschöpft, lassen sich keine neuen Personen mehr einladen oder aufnehmen. Davon getrennt begrenzt ihr pro Workshop die Kapazität im Editor.

Terminals, Audio/Video und KI-Folien verbrauchen Tokens: Terminals pro laufendem Terminal und Minute, Audio und Video pro Teilnehmer-Minute. Weitere Token-Pakete bucht ihr monatlich zu jedem Tarif dazu. Abgerechnet wird per Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel, bezahlt per Überweisung oder online über den Zahlungsdienstleister Mollie.

Im Preisrechner stellst du ein, wie viele Workshopleiter und Teilnehmende ihr erwartet und wie viele Terminal- und Audio-/Video-Stunden anfallen. Die Werte im Rechner sind Schätzungen, keine verbindliche Preiszusage. Alle Tarife mit ihren Grenzen findest du unter Tarife.